En una empresa, hay un momento crucial que preocupa a muchos gerentes , el momento de pagar licencias y servidores. Y en es en este momento en el que se basa Google para ofrecer su servicio de Google Apps for Work, como herramienta indispensable para el ahorro de costes de las empresas.

Qué es Google Apps for Work

Google Apps for Work es un servicio que proporciona Google, y que brinda la posibilidad de usar sus servicios y aplicaciones web con nuestro nombre de dominio. Este conjunto de herramientas te facilitan el trabajo, olvidándote de aspectos técnicos, para centrarte en lo que realmente importa de tu trabajo.

Empresas como Juan Valdez Café, BBVA o  Bq ya utilizan el servicio de Google Apps, lo que les ha permitido una mejora en la gestión de sus proyectos, una mejor optimización de los recursos y un importante ahorro de costes (puedes calcular el ahorro con la siguiente calculadora).

Déjalo en manos de Google y centra tus objetivos en tu empresa

Google garantiza una fiabilidad de sus servicios de un 99,9%, lo que te permitirás, entre otras cosas, olvidarte de realizar copias de seguridad de tus correos o archivos. Además, Google también trabaja continuamente en mejorar la seguridad para proteger nuestros datos de la empresa, por lo que nos quita el gran peso de encima del control de acceso, mejoras de seguridad, bloqueos de ataques, etc… Otra de las ventajas de utilizar el sistema de Google Apps for work es el filtro anti-spam. Al estar nuestro correo gestionado por Google, dejaremos de ver los molestos correos de spam que actualmente inundan nuestras bandejas de entrada. A partir de ahora, será Google quien se encargue de filtrarlo.

¿Qué aplicaciones de Google Apps for Work puedo utilizar?

Con Gmail podrás usar tu correo electrónico personalizado (@tudominio.es), sin publicidad, con asistencia las 24 horas, con 30 GB de espacio, y compatible con los clientes de correo que estés usando actualmente (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail, …). Además, si usas Gmail podrás utilizar listas de distribución para poder comunicarte con todos tus clientes, podrás usar las aplicaciones nativas de Gmail para Android e iOS, a demás de las aplicaciones para los equipos de escritorio.

• 30 GB de espacio de almacenamiento
• Compatible con Microsoft Outlook y con otros clientes de correo electrónico
• Compatible con Outlook y otros clientes de correo electrónico
• App nativa para móvil

Esta herramienta te permite hacer llamadas, videollamadas o chats con clientes o compañeros del trabajo. Esto es una gran ventaja, ya que permite un gran ahorro, no sólo de dinero, sino también de tiempo, evitando así viajes para hacer reuniones, sin perder la posibilidad de hablar “cara a cara”. Con Google Hangouts puedes realizar videoconferencias en HD con un máximo de 15 personas (sin límite de duración), cambiando automáticamente el foco de la pantalla, para mostrar en primera persona a quien está hablando en cada momento (silenciando inteligentemente ruidos de fondo para mantener una conversación más clara). Puedes usar Hangouts desde un equipo de sobremesa, tableta o teléfono móvil, y ¡desde cualquier parte del mundo!

Otra ventaja que ofrece este servicio es la de compartir pantalla, algo muy útil para hacer demostraciones o presentaciones de la empresa, en las cuales también existe un chat para poder escribir a la vez que se está haciendo la demostración. Se pueden realizar conferencias en directo (sin límite de asistentes), las cuales se guardarán automáticamente en tu canal de Youtube. Esto es perfecto para demostraciones públicas o presentaciones de nuevos productos. Todo esto es configurable desde el panel de administración, desde el cual se puede modificar la política de privacidad, desactivar historiales, expulsar a participantes, etc… Todas las conversaciones de Hangouts están cifradas para proteger la privacidad de los asistentes.

El servicio de Google Apps for Work ofrece calendarios online pensados para el trabajo en grupo dentro de la empresa, ayudando una vez más a gastar menos tiempo planificando las reuniones o eventos, para así centrarnos más en los mismos. Podemos saber la disponibilidad de los compañeros a los que queremos invitar a la reunión, para así no solapar reuniones, o compartir calendarios, disponibilidad de salas de conferencias, de audiovisuales, y otros recursos compartidos en la empresa. Al igual que Gmail y Hangouts, también existen aplicaciones para acceder desde nuestros teléfonos móviles, tabletas o equipos de sobremesa, e incluso la integración en sistemas de terceros, como Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail, …. Se pueden publicar calendarios en la web, o en Google Sitios (Sites), facilitando así la difusión de eventos públicos. Integración con Hangouts, de manera que cuando un evento comience, todos los participantes podrán unirse al evento (conferencia o videoconferencia) con tan sólo un clic.

• Contactos (Contacts): este servicio ofrece las agendas de contactos en la nube, por lo que podremos acceder a los mismos desde el ordenador, aplicaciones móviles o en la misma agenda de nuestro móvil.

• Google+: la red social de Google pensada para compartir contenido de la empresa.

Este servicio de Google permite almacenar archivos en la nube, permitiendo acceder a los mismos cuando y dónde lo necesites. Las cuentas de Google Apps for Work tienen 30GB por defecto en Google Drive, pero si se nos quedara corto, por 8€ mensuales por usuario, tendremos almacenamiento ilimitado. Si en tu cuenta de Google Apps for Works hay menos de 5 usuarios, el tamaño por defecto será de 1TB en vez de 30GB. También se pueden sincronizar carpetas locales de nuestros equipos con Google Drive (al igual que hace Dropbox), haciendo que cualquier cambio que realicemos en nuestros ficheros del ordenador, se guarde en Google Drive. Esta opción nos puede ser útil para mantener a salvo copias de seguridad, o incluso para compartir documentos con otras personas, ya que podemos compartir carpetas con otras personas.

Esta herramienta permite crear y editar documentos de texto desde el navegador (o aplicación móvil), independientemente el sistema operativo del equipo, así de si tiene o no una suite ofimática instalada (LibreOffice, Microsoft Office, …). Esta herramienta está pensada para trabajo colaborativo, permitiendo a varias personas trabajar a la vez en el mismo documento, y viendo en todo momento los cambios en tiempo real, así como dónde tienen el cursor. Para ayudar más aún a la redacción de documentos por varias personas, esta herramienta dispone también de un chat, para poder hablar entre los distintos editores del documento. Documentos permite trabajar con los formatos más usados, como odt, doc, docx, rtf, html o pdf, a la vez que permite exportar el documento a estos mismos formatos. Todos los documentos guardan un historial de revisiones de los mismos, de manera que podemos saber en qué estado estaba un documento en un momento determinado, o quién de los editores del documento realizó qué cambio. Todo este histórico no “gasta” almacenamiento de nuestra cuenta.

Hojas de cálculo (Sheets): al igual que Documentos, esta herramienta permite trabajar desde el navegador o desde la aplicación móvil específica, independientemente del sistema operativo del equipo o de la suite ofimática instalada. También está orientada al trabajo en equipo, permitiendo las mismas funciones que hemos visto antes en Documentos. En este caso, como bien indica su nombre, podemos crear y editar hojas de cálculo, ya bien sean sencillas o incluso con gráficos, filtros o tablas dinámicas. Al igual que las hojas de cálculo de otras suites, las funciones y fórmulas de Hojas de cálculo nos ayudan en el cálculo de nuestros datos, o en la creación de gráficos complejos, informes de tablas dinámicas, etc. Hojas de cálculo permite trabajar con los formatos más usados, como ods, xls, xlsx, csv, html o pdf, a la vez que permite exportar el documento a estos mismos formatos.

• Formularios (Forms): permite crear encuestas y formularios rápidamente, recopilando todos los datos y guardándolos en las Hojas de cálculo vistas anteriormente. La realización de encuestas y formularios es de vital importancia en la empresa, ya bien sea para evaluar la atención prestada a un cliente, como para recopilar datos para un evento. Estos formularios pueden bien ser enviados por correo electrónico, o publicados en la web. Desde el panel de Formularios, se pueden ver en tiempo real las respuestas y el resumen automático de la misma.
• Presentaciones (Slides): crea presentaciones desde el navegador o desde la aplicación móvil específica, independientemente del sistema operativo del equipo o de la suite ofimática instalada. También está orientada al trabajo en equipo, permitiendo las mismas funciones que hemos visto antes en Documentos y en Hojas de cálculo. Al igual que otras suites, en Presentaciones se pueden incrustar imágenes, vídeos, dibujos y transiciones. Presentaciones permite trabajar con los formatos más usados, como odp, ppt o pptx, a la vez que permite exportar el documento a estos mismos formatos. Al igual que Documentos, se guarda un historial de los cambios, el cual no computará en el espacio total usado de nuestra cuenta.

• Sitios web (Sites): esta herramienta nos permite, sin necesidad de escribir ni una sola línea de código, crear un sitio web (bien sea una intranet, un portal para los clientes, proyectos, un argumentario de ventas, …). La creación de los sitios es similar a Documentos, en la cual, usando un editor de textos (online) intuitivo, se pueden crear los sitios web.

Google Apps for Work también ofrece dos herramientas para administrar la cuenta:

• Consola de administración (admin): permite crear usuarios y grupos, administrar dispositivos, configurar las políticas de seguridad (verificación en dos pasos, inicio de sesión único), … Otra función interesante es la Administración de dispositivos móviles, la cual permite el uso de dispositivos personales en el trabajo, manteniendo a la misma vez los datos de la empresa seguros. Esta herramienta también permite localizar teléfonos extraviados, pudiendo bloquearlos o eliminar los datos contenidos en los mismos, de manera remota. También permite la realización de informes en los cuales se indique el uso que se hace en la empresa de Google Apps, programar alertas ante actividades sospechosas, etc.
• Vault: permite administrar, buscar, conservar y exportar el correo electrónico y los chats (siempre y cuando está habilitada la función del histórico de los mismos). Esta herramienta es la única que tiene un coste añadido (si se quiere usar): 4€ mensuales por usuario (o 48€ más si es un pago anual).